6 ferramentas que podem ajudar para organizar eventos

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Se vai organizar um evento, de certeza que já se apercebeu que há muitos detalhes que exigem a sua atenção. Para que nada lhe escape, deixamos aqui 6 ferramentas que o podem ajudar a organizar o evento.

1. Procure fornecedores de confiança

Qualquer que seja o serviço que procura – catering, decoração, arranjos de flores, fotografia, videografia, limpeza – conte com a Fixando. Procure empresas de organização de eventos no Porto e empresas de organização de eventos em Lisboa, veja as avaliações de clientes anteriores, compare os orçamentos e decida quais são os fornecedores que podem “tirar-lhe um peso de cima” e concretizar o evento tal como o imagina.

2. Use um software de RSVP

Depois de enviar os convites, peça aos seus convidados para confirmarem se vão ou não comparecer ao evento. Dependendo do número de convidados, nem sempre é fácil controlar quem vai ou não. Por isso, pode usar um software de RSVP. Há vários disponíveis online, mas pode experimentar o Eventbrite, que é um dos mais comuns e que a maioria dos convidados já vão conhecer.

3. Uma boa folha de Excel

Organizar um evento implica sempre gerir custos. Por isso, anote todos os custos, fornecedor a fornecedor, numa folha de Excel. Esteja sempre a actualizar os totais para saber quanto é que ainda tem disponível para o que falta arranjar ou contratar. Há muitas ferramentas gratuitas online que pode usar para gerir o seu orçamento, mas uma folha de Excel bem organizada é o suficiente para controlar os gastos.

4. Tenha um chat de apoio

Outra ferramenta que pode ajudar tanto na organização do evento, como durante o evento, é um chat de apoio para os participantes. Assim, podem tirar dúvidas sobre o horário, o programa, as medidas de prevenção de COVID-19, etc. Se tem um site, pode programar um bot de apoio. Mas não é preciso chegar tão longe! Ter um número disponível para um chat de WhatsApp já pode ser uma grande ajuda.

5. Verifique a velocidade do Wi-Fi

Não deixe que o evento seja um flop devido a uma dificuldade técnica! Precisa de internet e bluetooth para que tudo funcione – apresentações, playlists, interacção das redes sociais, etc. Antes do dia do evento, verifique a velocidade na Internet no local. Basta usar o teste de velocidade da Ookla ou escrever ‘internet speed test’ no Google.

6. Extra: inquérito pós-evento

Depois do evento, não deixe de perguntar aos convidados o que acharam do evento e fazer um follow-up. Pode agendar estes inquéritos através de um software de e-mail marketing, como o Mailchimp, que permite quer respostas numa escala (por exemplo, de 0 a 10), quer respostas abertas. A própria plataforma gera um relatório fácil de interpretar e que lhe dá dicas do que tem de melhorar para a próxima vez.